Ich meine das ein Stichtag zur letzte Anmeldung und Vorkasse fair ist, das kann ich seitens der Organisator verstehen.
Von meiner Seite wäre der Fokus auf das Zusammensein / das plaudern.
Daher wurde ein Ort -wo treffen wir uns- reichen.
Möbilar, essen und trinken kann jeder für sich mitnehmen, da gibt es kein Diskusionen / Vorplanung,....
Wenn ich ein kleiner Grill und Grillkohle selber mitnehmen und nutzen kann, wäre das schon OK.
KISS - Keep It Stupid & Simple.
Also eine Wiese mit optional eine Überdachung im Falle von zu warm/kalt/ naß oder Grillhütte würde reichen